DPRG NB InformationstypenAm 7. Dezember traf sich die DPRG-Landesgruppe Niedersachsen/Bremen zu der Diskussionsveranstaltung "So viele Kanäle! Die Zukunft der internen Kommunikation". Veranstaltungsort waren die Räumlichkeiten von "van laak Medien" in der Südstadt von Hannover. Der Inhaber Thomas van Laak moderierte auch durch die Veranstaltung.

Er startete in den Abend mit einer kleinen Vorstellung seiner Agentur und führte die Besucher dann in das Thema des Abends ein: die Zukunft der internen Kommunikation. Zu Beginn prangte die Zahl 52 groß auf der Leinwand. Aber Herr van Laak löste schnell auf, was sich dahinter verbirgt: 2014 investierten die Unternehmen 52 Prozent ihres Kommunikationsbudgets für interne Kommunikation in digitale Medien und 48 Prozent in Printversionen. Damit lag die Zahl der Investitionen in "Digital" erstmals höher. Im Berufsalltag gebe es aber natürlich immer noch viele Unternehmen, die z. B. mit veralteten Intranets arbeiten, in denen Dialogfunktionen nicht möglich sind. Aber es gibt auch Beispiele für Unternehmen, die digital sehr modern aufgestellt sind.

Thomas van Laak führte als erstes Beispiel DHL ins Feld. Da hier die meisten Mitarbeiter am Arbeitsplatz keinen Zugang zum Internet haben, hat sich das Unternehmen für ein Experiment entschieden und ein Extranet eingeführt. Wunsch der Verantwortlichen war es, dass die Mitarbeiter sich z. B. auf dem Weg nach Hause ins Extranet einloggen und so immer auf dem aktuellen Stand sind. Dabei fiel auf, dass die Mitarbeiter sich nicht nur mit den "weichen Themen" des Extranets beschäftigen, sondern auch Artikel zu Strategien und Prozessen auf großes Interesse stoßen.

Als zweites Beispiel führte van Laak das Mitarbeitermagazin 361° von der Nord/LB an. Hier stehen besonders "menschliche Themen" im Fokus, getreu dem Motto "Die Bank ist ein sozialer Ort". Dabei stellt sich das Magazin breit auf und beschäftigt sich auch gerne mit kritischen Themen wie "Finanzieren wir die Waffenindustrie?" oder veröffentlicht eine Serie, die Mitarbeiter portraitiert, die Verwandte in Krisengebieten haben.

Da die Mitarbeiter sich eng mit dem Magazin verbunden fühlen sollen, erhält ein ausgewählter Kreis das Magazin bereits vor Veröffentlichung zum Lesen. Anschließend können diese Mitarbeiter dann eine "Blattkritik" üben und sagen, welche Artikel ihnen aus welchen Gründen nicht gefallen haben. Diese Kritik wird danach im Heft abgedruckt. Herr van Laak fasste am Ende zusammen, dass 361° zu 100 Prozent von der Leidenschaft seiner Redaktion und dem Engagement der Mitarbeiter lebe, die dem Magazin ihre persönlichen Geschichten anvertrauen würden.

Beispiel 3 ist das Magazin "fairplay", das die VGH für seine Mitarbeiter herausgibt. Es kommt im Buchformat daher und ist ebenso ungewöhnlich wie die Geschichte des Unternehmens. Das gibt es nämlich bereits seit 1750; es wurde von einem Abt gegründet. Als Beispiel für den Inhalt des Mediums zeigt van Laak einen Artikel über ein Pferderennen, der aus der Sicht eines der Pferde verfasst ist. Parallel zu fairplay gibt es auch noch die fairplay Kompakt, die kurz und knapp wie ein Newsletter ist und digital funktioniert. Dabei konzentriert sich fairplay auf das Storytelling rund um Unternehmensthemen und fairplay Kompakt auf die Vermittlung von News.

Als viertes und letztes Beispiel des Abends knöpfte sich Thomas van Laak gemeinsam mit den Besuchern das Mitarbeitermagazin "you & me" der Deutschen Telekom vor. Auch dieses Magazin möchte – ähnlich wie 361° - einen kritischen Unternehmensdialog führen und beschäftigt sich mit Themen wie "Mit 40 auf’s Abstellgleis" oder "Was gute Führung bei der Telekom bedeutet". Seit 2012 gibt es neben dem Magazin als Printversion auch das "Telekom Social Network" (kurz "TSN"), das das Magazin mit digitalen Bausteinen begleitet. Hier können die Nutzer zum Beispiel Videos von Interviews anschauen, die im Heft abgedruckt wurden, oder das Magazin als E-Paper abrufen. Die Redaktion veröffentlicht außerdem immer den Redaktionsplan für das laufende Jahr im TSN, damit die Mitarbeiter schauen können, zu welchen Themen sie eigenen Input liefern möchten. Der Austausch auf der Plattform ist zwar sehr rege, aber bisher zählt die Community erst 1.400 Mitglieder, was angesichts einer Gesamtmitarbeiterzahl von knapp 70.000 noch nicht sehr aussagekräftig ist. Dennoch ist die vorhandene Community für die Redaktion der "you & me" sehr wertvoll, da die beiden Kanäle gut mit einander "Doppelpass" spielen können und die Mitarbeiter aktiv Einfluss auf die Themen des Mitarbeitermagazins nehmen.

Herr van Laak zog sein Fazit: Der internen Kommunikation stehen zwar viele Kanäle zur Verfügung, aber diese werden noch zu selten richtig genutzt. Wichtig sei, die für das Unternehmen und seine Mitarbeiter passenden und damit richtigen Kanäle zu wählen. Damit beendete Thomas van Laak seinen Teil der Diskussionsrunde und übergab das Wort an Frau Prof. Dr. Ulrike Buchholz von der Hochschule Hannover.

Diese beschrieb zu Beginn ihres Vortrags die rasante Entwicklung der Wirtschaft, die ständig neue Anforderungen an die Mitarbeiter nach mehr Flexibilität, Selbst-Organisation und Kompetenz stellen würde. Dem müssten die Unternehmen entgegenkommen, indem sie schnell alle Informationen zur Verfügung stellen, die der Mitarbeiter in seinem Berufsalltag braucht. Denn: Schnelle Wechsel erfordern schnelle Informationen. Dr. Buchholz betont, dass "Kollaborationsmedien" wie Social Media dabei sehr hilfreich sein können.

Ihr erstes Zwischenfazit lautet: Erst müssen Inhalte und Zielgruppen bekannt sein und dann wird der passende Kanal ausgewählt.

Im zweiten Teil ihres Vortrags geht Ulrike Buchholz auf die unterschiedlichen "Informationstypen" ein, die es in jeder Mitarbeiterschaft gibt. Da wären:

  1. Die Informationssuchenden, die "Nerds", haben wenig Bezug zur sozialen Gruppe und holen sich ihre Informationen selbst ein.
  2. Die Informierten treten häufig als Meinungsführer auf, sind aber auch in die soziale Gruppe eingebunden.
  3. Die Interessierten warten zunächst ab und orientieren sich an den Informierten.
  4. Die Beobachter sind eher skeptisch veranlagt, aber reagieren auf Informationsdruck. Sie orientieren sich an den Interessierten.
  5. Die Desinteressierten verweigern sich komplett und haben keinerlei Interesse an Informationen

Diese fünf Typen bilden einen Kreislauf, der im Uhrzeigersinn wirkt, da die Mitarbeitergruppen sich immer an den jeweils „mehr Interessierten“ orientieren. Dieser Kreislauf kann aber auch rückwärts laufen, wenn die Desinteressierten sehr unzufrieden sind und das lautstark kundtun. So können die Beobachter leicht von ihrem Unmut angesteckt werden und aus Frust selbst zu Desinteressierten werden.

Jedes Unternehmen sollte sich seine Mitarbeiter also genau anschauen und rekonstruieren, welcher Mitarbeiter jeweils einer dieser fünf Gruppen angehören könnte. Dann gilt es die "Trigger-Punkte" zu finden: Worauf springen die unterschiedlichen Typen an, welche Schlagworte sind ihnen so wichtig, dass sie sich mit den an die Hand gegebenen Informationsmaterialien tiefgehend beschäftigen? Sendet man entsprechende Stimuli, schafft man es, jeden einzelnen Informationstyp einzufangen und ihn mit den Infos zu versorgen, die er braucht.

Grundsätzlich aber habe jeder Mitarbeiter die gleichen Wünsche, betont Buchholz zum Ende ihres Vortrags:

  1. Orientierung: Was finde ich wo?
  2. Überblick: Welche Infos gibt es? Wie kann ich die für mich wichtigen Informationen herausfiltern?
  3. Vernetzung: Wo kann ich mich mit meinen Kollegen austauschen und meinen Wissensstand erweitern?
  4. Übersicht: Wann habe ich alle Informationen, die für mich wichtig sind?